Cas Client : Lebon & Vernay

Depuis plus de 150 ans, Lebon & Vernay fabrique et distribue des produits papetiers destinés à des clients exigeants. Réactivité, qualité de service et fiabilité sont au cœur de leur promesse client.

Mais pour tenir ce niveau d’excellence, un élément est indispensable : des processus internes fluides, capables d’absorber un volume important de commandes de manière fiable.

Chaque jour, l’équipe ADV reçoit des dizaines de commandes par email, sous forme de PDF, d’Excel ou de simples messages. Avant, leur traitement reposait entièrement sur la ressaisie manuelle dans l’ERP : une tâche longue, répétitive et source d’erreurs.

En 2025, Lebon & Vernay décide donc de moderniser cette étape critique et adopte Limnos pour automatiser le traitement de ses commandes.

Le Challenge

L’objectif était clair : gagner du temps, supprimer les erreurs, automatiser les vérifications et abandonner la saisie manuelle afin de recentrer l’équipe ADV sur la relation client et la croissance.

Avant Limnos :

• Chaque commande devait être ouverte, lue, vérifiée, puis saisie ligne par ligne dans l’ERP.

• La diversité des formats clients compliquait le traitement : PDF, Excel, images, corps de texte…

• Le risque d’erreur, inhérent au traitement manuel, pesait sur la qualité de service.

• Le temps passé à la saisie ne pouvait pas être consacré à la relation client ou au suivi logistique.

• Le traitement des commandes reposait sur des personnes clés, limitant la polyvalence et rendant la gestion plus fragile en cas d’absence ou de congés.

Valérie, Responsable ADV chez Lebon & Vernay, résume bien la situation :

"On perdait énormément de temps sur la ressaisie. C’était un travail indispensable, mais sans grande valeur ajoutée pour nos clients."

Valérie - Résponsable ADV

Comme beaucoup de PME industrielles, Lebon & Vernay cherchait depuis longtemps une solution capable de traiter tous les types de commandes, quel que soit le format, sans imposer de changement à ses clients, tout en facilitant la prise en main des commandes par n’importe quel membre de l’équipe en cas d’absence

La Solution : Limnos

Avec Limnos, Lebon & Vernay a automatisé le traitement de ses commandes, sans impacter ses clients, qui continuent à commander par mail comme à leur habitude.

Automatiquement, Limnos détecte les commandes qui arrivent par mail, en extrait les informations clés, les contrôle et les saisit. Les commandes sont prêtes à être intégrées dans l’ERP en un clic.

Les situations complexes (références absentes, conditionnements spécifiques, adresses de livraison variables etc.) sont prises en charge, et les événtuelles incohérences entre la commande du client et l’ERP sont automatiquement signalées. L’équipe ADV peut ainsi se concentrer directement sur les points à valeur ajoutée, sans perdre de temps à tout vérifier.

Plus besoin de vérifier ni de ressaisir manuellement les commandes, Limnos se charge de l’essentiel !

"La prise en main de l’interface est très simple, on est à l’aise en une journée. L’équipe Limnos nous a bien accompagnés en amont, ce qui a permis une mise en production sans perturber l’ADV."

Valérie - Résponsable ADV

Impact Business

Comment Limnos a transformé le quotidien de l’équipe ADV.

1. Une réduction massive du temps de traitement

Limnos est un véritable accélérateur chez Lebon & Vernay : toutes les étapes intermédiaires, auparavant nécessaires pour enregistrer les commandes, ont disparu.

En moyenne, le temps de traitement d’une commande est passé de 15 minutes à seulement 90 secondes, avec un effet immédiat sur les délais de préparation et d’expédition.

Au total, Lebon & Vernay gagne en temps l’équivalent d’une personne, auparavant dédiée à la vérification et à la saisie manuelle des commandes.

2. Moins d’erreurs, plus de fiabilité

Avant, les erreurs de saisie étaient fréquentes et parfois difficiles à détecter, avec des conséquences directes sur les coûts, les délais et la satisfaction client.

Aujourd’hui, les commandes sont automatiquement contrôlées par Limnos, de manière très rigoureuse. Ces vérifications automatisées sécurisent chaque commande en amont, éliminant une grande partie des erreurs et fiabilisant durablement le processus de bout en bout.

"Limnos voit même des choses auxquelles nous n’aurions pas fait attention à l’oeil nu ! C’est très rassurant de l’avoir."

Valérie - Résponsable ADV

3. Une meilleure gestion des pics d’activité

Cette automatisation permet également à Lebon & Vernay d’absorber plus facilement les pics de commandes.

Les clients disposant de magasins passent souvent commande le week-end. Grâce à Limnos, ces commandes sont déjà traitées à l’arrivée des équipes le lundi matin. L’ADV peut ainsi se mettre rapidement à jour, prioriser les expéditions et éviter l’effet de surcharge en début de semaine.

Résultat : une organisation plus fluide et une réactivité accrue, même lors des périodes de forte activité.

4. Une équipe ADV recentrée sur ce qui compte

Suivi client, coordination avec la production, anticipation des volumes, gestion des urgences…

L’équipe ADV peut désormais se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée, qui améliorent directement la satisfaction client et la performance opérationnelle. Le temps auparavant dédié à la ressaisie est désormais axé sur les besoins clients et la mise en avant des produits. Le tout dans une optique d’accompagnement de la croissance de l’entreprise.

"Limnos nous fait gagner un temps précieux. On travaille plus sereinement, et nos clients le ressentent. Chez nous, personne ne souhaite se passer de Limnos aujourd’hui !"

Valérie - Résponsable ADV

Et finalement, pourquoi Limnos ?

Parce que Limnos a été pensé pour s’intégrer simplement dans le quotidien des équipes ADV, sans complexité inutile. L’outil est rapide à prendre en main et ne nécessite aucune formation : son interface épurée et intuitive facilite l’adoption pour toutes les équipes.

Au-delà du traitement des commandes, Limnos a pour vision d’accompagner le travail de l’ADV au quotidien : archivage automatique des commandes, alertes pour identifier des situations inhabituelles (baisse de fréquence de commandes d’un client, volumes anormaux, produits habituellement commandés absents...). Des indicateurs simples au service des ventes et de la satisfaction client.

Enfin, Limnos apporte une continuité opérationnelle appréciable, et l’équipe Limnos reste disponible et réactive pour accompagner l’ADV dans la durée.

Conclusion

Grâce à Limnos, Lebon & Vernay a modernisé un processus essentiel sans demander le moindre changement à ses clients. L’entreprise traite désormais ses commandes plus vite, avec moins d’erreurs, et redirige le temps gagné vers ce qui renforce réellement la relation client. L’ADV n’est plus un centre de saisie, mais un levier d’efficacité commerciale.